Офис-менеджер / Организатор логистики

Офис-менеджер и координатор логистики для благотворительного фонда «Добрый город Петербург». Полная занятость в Санкт-Петербурге, Россия, с возможной удаленной работой.

Обязанности: - Заботиться об офисе и его повседневной жизни: поддерживать порядок, комфорт и готовность к работе и встречам; контролировать расходные материалы, оборудование и хранение; взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками и сервисными службами; выявлять проблемы и предлагать решения. - Организовывать логистику: покупать билеты, бронировать отели, помогать коллегам с командировками; заказывать такси, курьеров и доставку; заниматься организационными деталями, проверять сроки, бронирования и документы; поддерживать логистику мероприятий. - Поддерживать административные процессы: отвечать на входящие звонки и письма, направлять запросы; заниматься почтовой корреспонденцией, включая Почту России; управлять административными документами, реестрами, архивами и базами данных; контролировать счета и акты от поставщиков; помогать коллегам с организационными вопросами. - Помогать с мероприятиями: участвовать в подготовке командных встреч, конференций и мероприятий фонда; готовить пространство, материалы и оборудование; помогать с организационными задачами до, во время и после мероприятий.

Требования: - Опыт административной или организационной работы не менее одного года. - Проактивный, хозяйский подход: видеть весь процесс, замечать, что требует внимания, и заботиться о результате. - Любовь к порядку и умение создавать его в документах, таблицах, пространствах и договоренностях. - Способность самостоятельно планировать работу, расставлять приоритеты и выполнять задачи без постоянных напоминаний. - Гибкое переключение между задачами без потери важных деталей. - Любить помогать людям, общаться доброжелательно и эффективно вести переговоры. - Уверенное использование офисных и цифровых инструментов: таблицы, календари, Zoom, сервисы бронирования, ЭДО и другие рабочие системы. - Готовность осваивать новые инструменты, включая ИИ, и находить способы упрощать повторяющиеся задачи. - Отзывчивость при управлении рабочей нагрузкой и границами. - Плюс: опыт в НКО или организации мероприятий.

Условия: - От 65 000 рублей чистыми. - Полная занятость, 5/2, с 10:00 до 18:00. - Возможен один удаленный день в неделю. - Возможность дополнительного дохода за отдельные организационные задачи после испытательного срока, если позволяет нагрузка. - Обучение, профессиональное развитие и возможность попробовать другие роли и проекты в фонде.